Drs. Marjoni Rachman, M.Si
I. Pendahuluan
Secara etimologis manajemen berasal dari kata“man ag e ”, yang artinya mengemudikan, memerintah, memimpin atau dapat pula diartikan sebagai pengurusan. Istilah manajemen itu sendiri hingga saat ini belum ada keseragaman dalam pengertiannya, karena penafsiran dari para pakar juga berbeda-beda. Oleh sebab itu salah satu cara untuk memahami manajemen dapat dilakukan dengan mempelajari latar belakang manajemen yang ada pada masa kini, atau sering pula dikenal sebagai manajemen modern.
Mempelajari latar belakang manajemen modern berarti sama halnya dengan menengok kembali jalannya sejarah di masa yang lalu. Memang sukar bagi kita untuk menetapkan pangkal dari mana kita harus memulai, karena sejarah manajemen sama tuanya dengan sejarah peradaban ummat manusia.
Manajemen itu pada mulanya timbul karena adanya keterbatasan atau ketidakmampuan manusia akan suatu keahlian dalam usaha mewujudkan suatu cita-cita atau tujuan tertentu. Karena keterbatasan-keterbatasan tersebut, maka terdoronglah hasrat untuk melakukan suatu kerjasama dengan maksud untuk mempermudah tercapainya tujuantersebut.
Pada masa peradaban Mesopotamia dan Mesir Kuno. Sekitar tahun 1200 SM, sudah ada tanda-tanda adanya pengetahuan dan model yang menggunakan tenaga manusia yang terorganisir, disamping sudah ada pula peralatan-peralatan yang menunjang dalam menjalankan suatu usaha meskipun sifatnya masih tradisional.
Dengan keadaan tersebut di atas menunjukkan bahwa praktek-praktek manajemen pada saat itu sudah ada, walaupun masih sederhana dan prosesnya pun belum dapat dikatakan ilmiah, karena belum menggunakan metode-metode ilmiah.
Pada pertengahan abad XVIII dengan adanya “revolusi industri” bangsa Eropa mulai menggunakan metode-metode manajemen yang sistematis. Walaupun laju perkembangan daripada manajemen pada saat itu masih lambat.
Manajemen yang sifatnya“konvensional ”, yaitu setiap tindakan yang selalu berdasarkan pertimbangan terhadap “tradisi” yang ada, pada saat itu sudah ditinggalkan dan yang mereka gunakan adalah manajemen “sistematis”. Di dalam manajemen sistematis itu seorang manager dalam memecahkan permasalahan disamping memperhitungkan tradisi, jugamempertimbangkan pengalaman-pengalamannya serta pengalaman-pengalaman orang lain yang berhasil dengan baik.
Baru pada Abad XIX apa yang disebut dengan “Scientific Management Movement” mulai berkembang. Beberapa tokong penting yang mempelopori pengembangan “scientific management”, antara lain adalah : Frederick Winslow Taylor; Hendry Fayol’; Charles Babbage; Elton Mayo, dan lain-lain
Frederick W. Taylor yang dijuluki sebagai “Bapak Manajemen Ilmiah”, karena dia yang pertama kali mengemukakan ide tentang manajemen yang menggunakan metode-metode ilmiah. Menurut Taylor, kesulitan pokok yang sering dihadapi oleh para manager adalah : kekurangan akan pengetahuan mengenai apa yang diharapkan oleh suatu organisasi dan kesulitan dalam menyampaikan apa yang dikehendaki oleh manager terhadap bawahannya. Beberapa aspek baru dari manajemen yang dikemukakan oleh Taylor pada saat itu adalah :
a) Metode ilmiah menjadi usang. Usnur-unsur setiap pekerjaan kini ditentukan dengan cara ilmiah.
b) Perlu adanya latihan dan seleksi dari para pekerja, yang di dasarkan pada ilmu pengetahuan.
c) Mutlak perlu adanya kerjasama antara manajemen dan pekerja untuk memperoleh hasil yang baik.
Henry Fayol adalah salah satu tokoh besar yang mempelopori Ilmu Manajemen. Fayol semasa hidupnya memegang jabatan sebagai Direktur sebuah perusahaan besi dan baja di Perancis. Fayol adalah orang pertama yang menganalisis dan merinci kaidah-kaidah/fungsi-fungsi manajemen, yakni forecasting, planning, organizing, commanding, coordinating dan actuating. Dia juga menyatakan secara tegas bahwa manajemen dapat dan bisa dipelajari.
Tokoh lain yang mempelopori gerakan Manajemen Ilmiah adalah Charles Babbage, seorang maha guru Matematika dari Cambridge University di Inggris. Di dalam bukunya yang berjudul “The Economy of Manufacture”, Babbage mengatakan bahwa pentingnya efisiensi di dalam proses produksi suatu barang, dalam hal ini adalah efisiensi para pekerja.
Efisiensi yang dimaksud oleh Babbage tersebut terdiri dari :
a) Penghematan dalam mendidik pekerja.
b) Penghematan dalam memakai material belajar.
c) Menghemat waktu dan menghindari perpindahan kerja.
d) Penghematan dalam tukar menukar alat kerja.
e) Pekerja lebih ahli.
f) Penggunaan tenaga mesin untuk mengganti tenaga manusia
Pada tahun 1924 seorang tokoh bernama Elton Mayo mengadakan penelitian mengenai pengaruh sinar lampu pada hasil pekerjaan di pabrik Howthorne. Penelitian ini dikenal dengan sebutan “Howthorne Study” dan penemuan-penemuannya mengenai pengaruh emosi seseorang terhadap hasil kerja.
Elton Mayo juga menginterpretasikan manajemen sebagai kepemimpinan terhadap orang-orang dan merupakan tugas social seseorang terhadap orang lain.
Tokoh lainnya adalah Russel Rob. Russel mengatakan bahwa para manager dapat lebih banyak belajar dari pengalaman berabad-abad dari organisasi militer, tetapi harus selalu mengingat prinsip bahasa organisasi yang dipilih, yaitu tergantung pada kondisi dan jenis hasil yang ingin mereka peroleh. Russel beranggapan bahwa manajemen merupakan teknik horizontal dan dapat diterapkan pada segala jenis aktivitas.
Demikianlah beberapa orang pionir Ilmu Manajemen dan tentu saja masih banyak lagi tokoh-tokoh lain yang juga berjasa mengembangkan “Scientific Management” yang kita kenal pada saat ini.
II. Pengertian Manajemen
Pada umumnya istilah manajemen berhubungan dengan usaha untuk mencapai tujuan tertentu dengan jalan menggunakan sumber-sumber yang tersedia seefektif dan seefisien mungkin.
Untuk memperjelas pengertian manajemen itu, maka berikut ini akan dikutip beberapa pendapat dari para ahli manajemen. Walaupun pendapat-pendapat tersebut berbeda-beda antara yang satu dengan yang lain, tetapi pada hakekatnya mempunyai unsur-unsur yang sama.
Menurut George R. Terry, manajemen adalah pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya melalui usaha-usaha orang lain.
Pada bagian lain Terry juga mengatakan bahwa manajemen adalah proses yang khas, yang terdiri dari tindakan-tindakan planning, organizing, actuating dan controlling, dimana pada masing-masing bidang digunakan baik ilmu pengetahuan maupun keahlian, dan yang diikuti secara beruntun dalam rangka usaha mencapai tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya.
James Stoner berpendapat bahwa manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian usaha- usaha para anggota suatu organisasi dan penggunaan sumber daya lain yang ada dalam organisasi guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Selanjutnya Ordway Tead mengatakan bahwa “management is the process and agency which direct and guides the operations of an organization in the realizing of estabilished aims”. (Manajemen adalah proses dan perangkat yang mengarahkan serta membimbing kegiatan-kegiatan suatu organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan ).
Di dalam Encyclopedia of the Social Sciences dikatakan bahwa manajemen adalah suatu proses, dengan proses mana pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi.
Sementara itu John F. Mee mengatakan bahwa manajemen adalah seni untuk mencapai hasil yang maksimal dengan usaha yang minimal, demikian pula mencapai kesejahteraan dan kebahagiaan maksimal, baik bagi pimpinan maupun para pekerja serta memberikan pelayanan yang sebaik mungkin kepada masyarakat.
Kemudian John D. Millet mengatakan bahwa management is the process of directing and facilitating the work of people organized in formal group to achieve a desired goal”. (Manajemen adalah proses memimpin dan melancarkan pekerjaan dari orang-orang yang terorganisir secara formal sebagai kelompok untuk memperoleh tujuan yang diinginkan ).
Dari pendapat para ahli tersebut di atas, maka diperoleh beberapa intisari dari pengertian manajemen tersebut. Bahwa manajemen itu dikatakan sebagai seni dan juga sekaligus ilmu pengetahuan.
Dengan demikian maka dapat didefinisikan bahwa manajemen itu adalah seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan dan pengawasan dari pada sumber daya, khususnya sumber daya manusia dalam usaha untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan efektif dan efisien.
Bertolak dari pengertian manajemen tersebut, maka kita dapat membahas atau mempelajari lebih lanjut segala aspek yang ada di dalam Ilmu Manajemen tersebut.
III. Pendekatan-Pendekatan Manajemen
Pemikiran tentang manajemen telah dipengaruhi oleh banyak disiplin ilmu pengetahuan yang telah mapan, seperti Ilmu Ekonomi,Teknik, Hukum, Administrasi Negara, Psikologi, Sosiologi dan lain-lain.
Pengaruh dari disiplin-disiplin ilmu tersebut menyebabkan berbagai pikiran tentang manajemen berbeda, dan antara yang satu dengan yang lain pun berbeda pula. Peristiwa ini menimbulkan berbagai macam aliran manajemen, teori manajemen, ajaran manajemen maupun berbagai pendekatan dalam Ilmu Manajemen.
Berbagai buku teks telah membahas adanya bermacam-macam pendekatan manajemen dan jika buku-buku teks tersebut kita gabung, maka akan kita jumpai sedikitnya terdapat 12 pendekatan manajemen yang masing-masing mempunyai identitas yang jelas.
Pendekatan yang pertama adalah pendekatan empirikal atau kasus. Di dalam pendekatan ini dipelajari pengalaman-pengalaman, peristiwa-peristiwa atau kasus-kasus dari pada manajemen. Atas dasar pengalaman, peristiwa dan kasus dapat dipelajari bagaimana sukses diraih atau bagaimana kegagalan seseorang terjadi.
Kelemahan utama di dalam pendekatan empirikal ini adalah bahwa pengalaman saja belumlah cukup untuk merumuskan pedoman tindakan di masa depan, sebab kondisi yang ada di masa yang akan datang hampir tidak pernah sama dengan kondisi di masa lalu. Untuk itu agar pendekatan empirikal ini dapat dilakukan secara lebih efektif diperlukan cara berfikir kreatif untuk meramalkan kondisi-kondisi masa depan melalui gejala-gejala yang ada pada masa kini.
Pendekatan yang kedua adalah pendekatan inter-personal. Cara mempelajari manajemen melalui pendekatan inter-personal ini adalah dengan mempelajari hubungan antar-pribadi yang terjadi dalam organisasi.
Dasar pemikiran pendekatan inter-personal ini adalah bahwa usaha untuk mencapai tujuan tidaklah mungkin dilakukan secara sendiri-sendiri atau melalui pribadi-pribadi, melainkan para pribadi ini harus bekerjasama dengan pribadi-pribadi lain.Dalam bentuk kerjasama tersebut terjadilah kontak hubungan pribadi dan dalam hubungan pribadi ini terjadi peristiwa manajemen yang menjadi obyek penelitian.
Pendekatan yang keti ga adalah pendekatan perilaku kelompok. Dengan menggunakan pendekatan ini dapat diperoleh rumusan tentang berbagai faktor yang mempengaruhi tindakan manusia dalam mencapai tujuannya atau yang lebih dikenal sebagai faktor lingkungan manajemen dan organisasi.
Dengan bantuan Ilmu Sosiologi, di dalam pendekatan perilaku kelompok ini dapat dipelajari hubungan antar kelompok. Dalam hubungan antar kelompok dapat ditemukan adanya faktor-faktor yang mempengaruhi tindakan seseorang dalam kegiatan manajemen dan organisasi.
Faktor-faktor tersebut diantaranya adalah sikap, kebiasaan, tekanan, konflik, perbedaan budaya, organisasi informal, kondisi sosial, insentif dan lain sebagainya.
Pendekatan yang keempat adalah pendekatan sistem social kerjasama. Pendekatan ini mempelajari manajemen dengan mempelajari hubungan manusia di dalam sistem sosial kerjasama.
Dalam sistem sosial kerjasama ternyata faktor distribusi akan hasil kerjasama sangat mempengaruhi kerjasama itu sendiri. Dengan demikian pendekatan ini memperkenalkan kaidah keadilan bagi suksesnya suatu kerjasama antar manusia dalam kelompok kerjasama antar mereka.
Pendekatan yang kelima adalah pendekatan sistem sosial teknikal. Akibat kemajuan di bidang teknologi yang dirintis sejak zaman revolusi industri, penggunaan alat-alat kerja dan mesin-mesin yang semakin canggih telah memberikan pengaruh yang besar dalam keseimbangan kerjasama antar manusia.
Oleh sebab itu kaidah keadilan saja tidaklah cukup untuk menjamin kelangsungan kerjasama antar manusia, tetapi sistem keteknikan juga harus dipertimbangkan dan dibuat keseimbangan antara sistem social dengan sistem keteknikan tersebut, guna menjamin kelancaran kerjasama.
Pendekatan yang keenam adalah pendekatan teori keputusan. Pendekatan ini mempunyai pandangan bahwa sukses dan tidaknya usaha mencapai tujuan tergantung pada pemilihan alternatif kegiatan mencapai tujuan itu sendiri.
Hal tersebut dapat dimaklumi karena untuk kegiatan mencapai tujuan memang memiliki banyak alternatif, banyak jalan dan cara. Dengan alat bantu analisis berupa model-model dan matematika ( operation research ), maka pilihan alternatif keputusan akan bertambah baik.
Pendekatan yang ketujuh adalah pendekatan sistem. Pendekatan ini di dalam mempelajari manajemen menggunakan teknik system manajemen secara total, kemudian dipelajari sub-sub sistemnya, seperti perencanaan, pengorganisasian, dan sebagainya.
Sumbangan pendekatan sistem ini pada Ilmu Manajemen adalah dapat diketahuinya hubungan yang teratur antara sub-sub sustem manajemen, sehingga berdasarkan pengetahuan ini orang dapat menciptakan mesin-mesin untuk kepentingan manajemen.
Pendekatan yang kedelapan adalah pendekatan operasional. Pendekatan ini mempelajari manajemen dengan mempelajari praktek-praktek para manager. Hasilnya para manager di dalam menjalankan tugasnya ternyata menggabungkan berbagai ilimu pengetahuan untuk memecahkan masalah yang dihadapinya.
Dengan demikian di dalam pendekatan operasional ini tugas manager adalah memilih berbagai ilmu pengetahuan yang diperlukan untuk mengetahui masalah dalam praktek manajemen.
Pendekatan yang kesembilan adalah pendekatan peran tim manajemen. Pendekatan ini mempelajari manajemen dari sisi “bagaimana” para manager bekerja.
Dari hasil pengamatan para pendukung pendekatan peran tim manajemen ini disimpulkan bahwa para manager tidak pernah bekerja sendirian, melainkan mereka bekerja secara tim. Kesimpulan pendekatan ini adalah pembedaan peran manager yang dapat dibedakan ke dalam 4 (empat) peran, yaitu :
1. Sebagai Produser;
2. Sebagai Administrator;
3. Sebagai Enterpreneur;
4. Sebagai integrator.
Pendekatan yang kesepuluh adalah pendekatan kontingensi atau situasional. Pendekatan ini didasarkan kepada kelemahan-kelemahan pada pendekatan empirikal atau kasua, yaitu bahwa kasus yang sama tidak pernah terulang lagi karena situasi dan kondisi yang terus berubah.
Berdasarkan kenyataan tersebut, maka para penganut pendekatan kontingensi atau situasional ini menganjurkan agar setiap keputusan manajemen menyesuaikan dengan situasi dan kondisi pada saat keputusan itu diambil.
Pendapat utama para penganut pendekatan kontingensi atau situasional ini adalah bahwa tidak ada resep terbaik untuk mengatasi masalah tertentu selain menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi yang berbeda.
Pendekatan kontingensi atau situasional ini memaksa para manager untuk terus memantau perubahan situasi dan kondisi yang terjadi. Dengan demikian peran riset dan pengembangan menjadi bagian penting dalam aktivitas manajemen.
Pendekatan yang kesebelas adalah pendekatan matematikal. Para pakar menemukan bahwa setiap hubungan dapat dibuatkan model matematikalnya. Misalnya hubungan pemakaian bahan baku dengan jumlah yang dapat diproduksi dengan bahan baku yang tersedia.
Sebagai contoh, bahan baku yang tersedia ada 2.000 unit. Produk A setiap unit memerlukan bahan baku sebanyak 4 unit dan produk Bunitnya memerlukan bahan baku sebanyak 5 unit. Model matematika dari hubungan ini adalah : 4A + 5B = 2.000.
Didasari oleh penemuan tersebut, maka manajemen pun dapat dipelajari dengan model matematika tersebut.
Pendekatan yang terakhir atau pendekatan yang keduabelas adalah pendekatan peran manajerial. Pendekatan ini mempelajari manajemen dari “apa” yang dilakukan para manajer sehari-hari.
Para penganut pendekatan peran manajerial ini menemukan bahwa apa yang dikerjakan oleh para manager tidak sama seperti digambarkan sebelumnya, yakni melakukan perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan dan pengawasan, tetapi melakukan pekerjaan-pekerjaan sebagai berikut :
1. Kepala dalam organisasi;
2. Pemimpin dalam organisasi;
3. Wakil organisasi dalam bertindak keluar;
4. Penerima informasi;
5. Penterjemah informasi;
6. Juru bicara/humas organisasi;
7. Wirausaha;
8. Penangkal gangguan organisasi;
9. Pembagi sumber daya dalam organisasi;
10. Negosiator bagi organisasi.
IV. Fungsi-Fungsi Dasar Manajemen
Pada pembahasan terdahulu telah disinggung secara sepintas mengenai fungsi-fungsi dasar manajemen. Pendapat para ahli mengenaifungsi-fungsi dasar manajemen ini terdapat banyak sekali pandangan yang berbeda-beda satu sama lain, namun pada dasarnya pendapat-pendapat tersebut mempunyai beberapa kesamaan.
George R. Terry di dalam bukunya yang berjudul “Principles of Management” merumuskan bahwa fungsi-fungsi dasar manajemen itu terdiri dari planning, organizing, actuating dan controlling.
Menurut Terry keempat fungsi dasar manajemen tersebut sangat fundamental dalam setiap proses manajemen, hingga dia mengemukakan pula semacam alat untuk mengingat-ingat ( Memory Device ), yaitu apa yang disebut oleh Terry dengan istilah POAC.
Luther Gullick mengemukakan bahwa tugas manager dalam pelaksanaan manajemen meliputi fungsi-fungsi yang dapat dirumuskan dengan memory deviceI POSDCORB, yaitu planning, organizing, staffing, directing, coordinating, reporting dan budgeting.
Untuk memperoleh gambaran yang lebih luas tentang pendapat para pakar mengenai fungsi-fungsi dasar manajemen, maka berikut ini disajikan beberapa pendapat.
• Pendapat Para Pakar Tentang Fungsi-Fungsi Dasar Manajemen
• Henry Fayol: Planning, Organizing, Commanding, Coordinating dan Controlling
• Louis A. Allen: Leading, Planning, Organizing dan Controlling
• Lindall F. Urwick: Forecasting, Planning, Organizing, Commanding, Coordinating dan Controlling
• William H. Newman: Planning, Organizing, Assembling Resources, Directing dan Controlling
• Harold Koontz & Cyrill O’Donnell: Planning, Organizing, Staffing, Directing dan Controlling
• Luther Gullick: Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Reporting dan Budgeting
• George R. Terry: Planning, Organizing, Actuating dan Controlling
Dari uaraian di atas ternyata bahwa dalam berbagai teori yang nampak beraneka ragam itu terdapat banyak kesamaan yang fundamental, hingga dapat ditarik kesimpulan bahwa berbagai fungsi dasar manajemen yang dikemukakan oleh para pakar tersebut memang merupakan fungsi-fungsi yang terdapat dalam proses manajemen, namun sudut pandang dan pengelompokkannya yang berbeda.
Namun demikian di dalam prakteknya pendapat George R. Terry lebih banyak dijadikan sebagai acuan. Hal ini disebabkan karena disamping lebih sederhana, disebabkan pula karena fungsi-fungsi dasar manajemen yang dikemukakan oleh para pakar yang lain sudah tercakup di dalam keempat fungsi dasar manajemen yang dikemukakan oleh George R. Terry.
Fungsi Coordinating misalnya, menurut Terry fungsi ini juga terdapat dalam proses manajemen, namun sudah tercakup di dalam keempat fungsi dasar yang dikemukakannya.Demikian pula halnya dengan Leading, menurut Terry fungsi tersebut di dalam proses manajemen memang ada, namun sudah tercakup di dalam fungsi Actuating.
Kemudian Forecasting, sebagai tahap pertama dalam proses manajemen. Para ahli lainpun sepakat bahwa kegiatan Forecasting tersebut terdapat dalam proses manajemen, namun sudah tercakup atau merupakan bagian dari fungsi dasar Planning.
Sedangkan Directing menurut Terry fungsi tersebut bagiana unsur dari pada fungsi dasar Actuating. Atau dengan kata lain bahwa didalam fungsi dasar Actuating sudah tercakup pula fungsi Directing.
